Cosa sono l’organigramma ed il funzionigramma di una scuola
Organigramma e funzionigramma sono la delucidazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità, dei dati dell’organizzazione scolastica. La delucidazione in forma molto comunicativa della struttura di una organizzazione risulta di grande rilevanza per poter far capire e meglio chiarificare allo staff l’organizzazione e le varie componenti implicate. La struttura di base dell’assetto organizzativo risulta perciò molto rilevante e può servirsi di diverse tecniche e modalità di raffigurazione. In questo articolo vengono riportate alcune delle più utilizzate tecniche per la formalizzazione degli organigrammi e dei funzionigrammi.
L’organizzazione comprende, oltre alla compagine organizzativa che sta alla base della struttura scolastica, anche quelli che sono i sistemi e i meccanismi operativi (come, ad esempio, il sistema di programmazione e controllo, di valutazione delle prestazioni educative, formative e dell’organizzazione della scuola) la distribuzione del potere organizzativo (dirigente scolastico, vicario, collaboratori, responsabili di plesso) ed i comportamenti manageriali.
Il Funzionigramma delle scuole
Il Funzionigramma costituisce la mappa delle interazioni che definiscono il processo di governo del nostro Istituto con l’identificazione delle deleghe specifiche per una governance partecipata.
Il Dirigente Scolastico, gli organismi gestionali (Consiglio di Istituto, Collegio Docenti, Consigli di Intersezione, Interclasse, Consigli di Classe), le figure intermedie (collaboratori, funzioni strumentali, responsabili di plesso e DSGA), i singoli docenti operano in modo collaborativo e s’impegnano nell’obiettivo di offrire agli alunni un servizio scolastico di qualità. Le modalità di lavoro, quindi, si fondano sulla collegialità, sulla condivisione e sull’impegno di ciascuno, nel riconoscimento dei differenti ruoli e livelli di responsabilità gestionale, nonché della diversità di opinioni mirata a individuare scopi comuni di lavoro. È definito annualmente con provvedimento dirigenziale e costituisce allegato del PTOF. In esso sono indicate le risorse professionali assegnate all’Istituto scolastico con i relativi incarichi. Si differenzia dall’ organigramma poiché alla semplice elencazione dei ruoli dei diversi soggetti, aggiunge anche una descrizione dei compiti e delle funzioni degli stessi. Molti istituti lo hanno allegato, altre allegato ma mai aggiornato, infine, molti non si sono preoccupati affatto di pubblicare il Funzionigramma. L’ I.C. “Dante Monda – Alfonso Volpi” di Cisterna di Latina, diretto dal dirigente scolastico professoressa Dott.ssa Nunzia Malizia che ha fatto della sua scuola una punta di diamante del settore, ha predisposto un ben articolato funzionigramma e organigramma. Anche l’Istituto Comprensivo San Bonifacio 2 di San Bonifacio (VR), diretto dal dirigente scolastico la professoressa Sonia Gottin, ha realizzato un eccellente Funzionigramma.
Cosa è, effettivamente, l’organigramma
L’organigramma – come afferma Giovanni Serpelloni in “Organigramma e assetti organizzativi” – è il principale strumento, a livello macro, di formalizzazione della reale gerarchia organizzativa di una azienda. Esso è la rappresentazione grafica della struttura organizzativa finalizzato a rappresentare la dimensione verticale dell’organizzazione identificando chiaramente le relazioni di sovra o subordinazione.
L’organigramma mantiene la sua validità se ha un certo grado di completezza e di dettaglio degli elementi che lo compongono senza però definirne tutte i microcomponenti. In altre parole, è uno strumento di sintesi finalizzato alla comunicazione dell’’assetto organizzativo generale.
L’organigramma deve raccontare in ogni caso la qualificazione delle varie unità e le relazioni di tipo gerarchico che esistono tra le diverse unità. Descrive, inoltre, la struttura organizzativa per il tramite dell’’esplicitazione delle Responsabilità Organizzative e delle responsabilità funzionali (responsabilità di funzionamento, coordinamento) affidate alle varie Unità Organizzative (o operative) della scuola.
Utilità dell’organigramma
In poche parole, l’organigramma che da qualche anno le scuole realizzano e pubblicano sul loro sito istituzionale rappresenta lo “scheletro” degli organi caratterizzanti la catena di gestione e di direzione dell’’organizzazione scolastica.
L’organigramma scolastico è necessario e assai utile per sfogliare la struttura organizzativa dell’istituzione scolastica in modo veloce e di facile comprensione. La dimensione della scuola che viene letta mediante l’organigramma è quella verticale e cioè le relazioni di sovra e subordinazione (dal Dirigente Scolastico alle varie tipologie di collaborazioni funzionali).
In questo modo, come afferma Giovanni Serpelloni, si dovrebbero chiarire quali siano le unità operative coordinate da una specifica struttura (e cioè a chi sia sovraordinata) e a chi risponda tale struttura (cioè a chi sia subordinata).
L’organigramma è utile per comprendere:
– gli organi;
– le posizioni;
– le relazioni.
Sistemi di rappresentazione dell’organizzazione
L’organigramma può avere ugualmente altre differenti utilità. Può considerarsi, senza dubbio, un ottimo strumento di informazione ai componenti della scuola di come sia il suo reale e aggiornato assetto organizzativo. Tale utilità risulta di estrema importanza anche per far comprendere a terzi esterni all’organizzazione come essa sia organizzata.
L’organigramma, puntualizza Giovanni Serpelloni, può essere anche uno strumento di analisi dell’organizzazione esistente per definire gli organi, le posizioni e le relazioni.
Sulla specificità definita nell’organigramma è possibile studiare i percorsi in evoluzione e in crescita dei soci, indicando gli itinerari teorici e progettando i possibili movimenti.
L’organigramma – come detto dal ricercatore – è senza dubbio un indispensabile strumento di rengineering di tipo organizzativo.
Per la definizione di un organigramma si possono usare dei simboli ed una tecnica universalmente riconosciuta, che agevola la costruzione standardizzata e la successiva comprensione.
L’organigramma, perciò, a differenza del funzionigramma, è un nesso formale per comprendere le responsabilità e conoscere le risorse umane.
Il funzionigramma rappresenta le “funzioni svolte” che non sempre coincidono con le responsabilità organizzative e le risorse.
Tipi di organigrammi
Spesso gli organigrammi vengono fatti tenendo conto non tanto della reale mappatura delle responsabilità organizzative esercitate, ma delle aspettative o di quello che si vuole mostrare in esterno come “ideale” assetto di efficienza ed organizzazione.
L’organigramma deve essere prima di tutto realistico ed “ufficiale” cioè simile alle reali responsabilità scritte e codificate, e successivamente derivate dalla prassi. Nel fare questa operazione di definizione emergeranno molto facilmente le contraddizioni e le incoerenze tra l’assetto organizzativo definito e pubblicato sul sito della scuola e quello che concretamente poi è tale assetto. Infatti, molto spesso, questi due criteri non coincidono in quanto possono esistere situazioni dove le responsabilità organizzative sono formalmente affidate a qualcuno che non le esercita e subentra “naturalmente” un altro, non incaricato formalmente, che di fatto esplica attività vicarianti.
Si creano in tale maniera gruppi di lavoro con autonomie e attribuzioni auto referenziate che sovente, nel tempo, danno origine al “secondo” e vero organigramma, del tutto informale ma molto efficace nel creare incoerenze, incomprensioni, disorientamenti, rivalità e quant’altro possa mettere in crisi una organizzazione che punta, quasi certamente, sulla chiarezza dei ruoli e delle responsabilità.
Struttura di costruzione
L’organigramma ha una “struttura piramidale” con differenziazione delle diverse unità organizzative in “livelli” analoghi collegati tra loro da alcune ben definite linee che palesano le “linee di subordinazione”.
La struttura di base è concettualmente molto semplice anche se nella corretta concretizzazione e traduzione della propria organizzazione non sempre sarà agevole.